グッド・メール vs バッド・メール:読みやすいメールの書き方 (1) 開封したとき、すべてが分かるメール作り
グッド・メール、よいメールとは、開封したときに、内容がすべて、わかるメールです。
まず、Subject (件名)に、内容が分かるように書いてあることです。
例えば、ロサンゼルスの広島県人会から下記のようなメールが来たとします。
(件名)広島県人会の新年会のお知らせ
すると、ほとんどの人は、
(件名)RE: 広島県人会の新年会のお知らせ
と打ち返します。しかし、これでは、広島県人会の事務局は、出席するのか、しないかが分かりません。
ですから、開封した時に、内容がすべて、わかるメールの書き方は
(件名)はい。参加します(しげ・ひがし)<<< 広島県人会の新年会のお知らせ
とします。わたしのフォーマットは、(件名)の最初に、問合せの場合は返事を書く、
Yes か No をはっきり書きます。そして、発信者の名前、わたしの場合は (しげ・ひがし)です。
そして、相手から来た件名の前に、<<< を付け、相手からの要件への返事であることをはっきりさせます。
本文にていねいに返事を書いてもいいですし、返答は(件名)ラインで明確になっているので、本文を読む必要すら、亡くなります。
添付ファイルの付いたメールが時々、来ます。この場合、添付ファイルを開けるまで、内容がわかりません。これは、開封した時に、すべての内容がわからないメールです。こうしたメールを、開封してすぐに、分かるメールにする方法があります。添付ファイルの文章を、メール本体に貼り付けるのです。カルチュラル・ニュースにアメリカのPR会社から来る英語のメールは100%この形式になっています。読み手が簡単にわかるメールを、作るためには、書き手がすこし手間をかけることが、必要です。
カルチュラル・ニュース編集長、東 繁春 (2024年2月12日)