東繁春からの新企画=かんたんメール整理術(1) 招待状の書き方

カルチュラル・ニュース編集長の東です。みなさんのEメールの書き方が気になってしかたが、ありません。このたび、「かんたんメール整理術」をまとめて、みなさんにお知らせしたいと思います。

第1回はEメールでの「招待状の書き方」です。

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2021年も終わろうとしています。みなさんの中には、下記のようなメールを受け取る方が多いのではないかと思います。

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<<<メール例:新年会の招待状>>>

メール要件:新年会のお知らせ

メール本文:

〇〇会の山田です。

2022年の新年会を開きますので、招待状を添付しました。

12月31日までに、出欠をお知らせください。
よろしくお願いいたします。
山田太郎

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添付ファイルには、ひじょうに、ていねいな文章で、新年会の情報:日時、場所、会費などが書いてあります。

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こうしたメールを受け取ると、わたしは、つい添削したくなります。
なぜか、と言うと、要件には「新年会のお知らせ」と書いてあるのですが、メール本文には、まったく、新年会の日時も場所も書いてないからです。添付ファイルを開くまで、「新年会のお知らせ」の内容を知ることができないのです。

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では、どのように書いたら、受け取ったひとにすぐ「新年会のお知らせ」を届けることができるのでしょうか。下記のようなサンプルを作ってみました。

<<<メール例=改定版:新年会の招待状>>>

メール要件:〇〇会の新年会を1月15日に、〇〇ホテルで開催します。出欠は12月31日までに

メール本文:

〇〇会の山田です。

〇〇会の新年会を1月15日、午前11時から〇〇ホテル(住所)で開催します。

新年会のプログラムはXXXXXXXです。

会費は50ドルです。12月31日までに、チェックを〇〇会(住所)まで送付ください。

招待状を添付しましたので、ご覧ください。

12月31日までに、出欠をお知らせください。

山田太郎

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ポイントは、メールの要件(あるいはSubjectや、見出し)にあたるラインに、新年会の日時と場所を書くことです。イベントのお知らせを送る時は、イベント名、日時、そして場所がもっとも必要な情報になります。

そして本文に、イベントの内容、場所や参加費の送金方法などを細かく書き、メール本文を読めば、このイベントの内容がすべてわかるようにします。招待状の添付ファイルは、付けたほうがいいのですが、添付ファイルを開かなくても、メール本文に必要なことをすべて書いてください。

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インターネットが一般に普及し始めたのは、1995年です。それ以前からEメールは始まっていました。Eメールが日常生活で使われ、ビジネスでも必要不可欠な道具になって30年が経つのですが、誰も、Eメールの書き方、整理方法を教えてくれません。

実は、Eメールが一般に使われる何十年も前からEメールのようなシステムを使っていた業界があります。それは、ニュース通信社です。日本では共同通信社や時事通信社です。わたしは、縁あって、数年、ニュース通信社で働く機会がありました。どうしたら、分かりやすいEメールを書くことができるのかを、考えていて、わたしがニュース通信社で得た体験を、お知らせすれば、いいのではないか、と思いついたしだいです。

「かんたんメール整理術」への感想、ご質問は higashi@culturalnews.com へ送ってください。東へメールを送るときは、メール要件に、感想や質問の内容がすぐわかるように書いてください。日本には俳句や短歌の歴史があって、本来、日本人は文章や情報を要約することが、とても得意な民族なのです。

カルチュラル・ニュース編集長、東 繁春
2021年12月21日